--- title: "Geplante Berichte" source: /de/gcxone/reporting/scheduled-reports locale: de updated: 2026-09-08 --- Dieses Handbuch erläutert, wie Sie geplante System Healthcheck und Customer Success-Berichte einrichten, wie das System diese generiert und versendet, wie der Versand nachverfolgt wird und wo Fehler angezeigt werden. ## Wirkungsweise Das System kann automatisch einen PDF-Bericht für jeden Ihrer Kunden und Standorte generieren und diese an die von Ihnen konfigurierten Empfänger versenden – auf einem wiederkehrenden Plan (täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich). Zwei Berichtstypen werden unterstützt: - **System Healthcheck.** Detaillierte Verfügbarkeits-, Konnektivitäts- und Hardwaregesundheitsanalyse. - **Customer Success.** Nutzungsstatistiken, Leistungskennzahlen und Optimierungsempfehlungen. Ein generierter System Healthcheck-Bericht beginnt mit einer Zusammenfassungsseite für den Kunden: der Prozentsatz der aktuell überwachten Einrichtung und Summen für gescannte, defekte und funktionsfähige Kameras, gefolgt von einer Tabelle, die jeden Standort mit seiner eigenen Erfolgsquote auflistet. Jeder Standort erhält dann eine eigene Seite, die jedes Gerät, den Zeitpunkt der letzten Prüfung und seinen Status auflistet – ein Gerät markiert als Fehler zeigt den Grund (z. B. „Kamera nicht erreichbar, Prüfung nicht möglich"). Ein einzelner Plan kann viele Kunden und Standorte gleichzeitig erfassen. Im großen Maßstab können sich die Berichte auf Tausende einzelner Berichte verteilen, einer pro Ziel, jeder einzeln gerendert und per E-Mail versendet. ## Warum es wichtig ist Ein falsch konfigurierter Zeitplan schlägt aus Sicht des Kunden lautlos fehl – der Bericht kommt einfach nie an, ohne dass im Builder anschließend irgendein Fehler angezeigt wird. Zwei Einstellungen entscheiden darüber, ob das passiert: Die Erstellungszeit benötigt ausreichend Abstand vor dem frühesten Versandzeitpunkt (der Builder warnt Sie, wenn das nicht der Fall ist – siehe unten), und jedes Empfängerfeld, das ausgefüllt sein sollte, benötigt tatsächlich eine Adresse, da **Customer Report Active** speichert, ohne dass eine Adresse vorhanden ist. Wenn beide Einstellungen von Anfang an korrekt sind, ist das der Unterschied zwischen Berichten, auf die sich Kunden verlassen können, und Support-Tickets, die fragen, wo ein Bericht geblieben ist. ## Funktionsweise ### Grundkonzepte | Begriff | Bedeutung | | | --- | --- | --- | | Plan | Eine wiederverwendbare Definition: Berichtstyp; Umfang (Kunden und Standorte); Datenfilter; Häufigkeit; und E-Mail-Inhalt. | | | Ziel | Ein einzelner Kunde oder Standort | der an einen Plan angehängt ist. Jedes Ziel erzeugt sein eigenes PDF und seine eigene E-Mail. | | Empfänger | Eine E-Mail-Adresse | die einen Bericht des Ziels erhält. Ein Ziel kann mehrere Empfänger haben. | | Generierung (Rendering) | Erstellung des PDF. Findet einmal täglich zu einer organisationsweiten Generierungszeit statt. | | | Versand | E-Mail des bereits generierten PDF. Findet zu jeder eigenen Sendezeit des Plans statt. | | | Zustellung (Ausführung) | Ein Versandversuch für ein Ziel zu einer geplanten Zeit. | | **Die beiden Uhren: Generierung und Versand.** Dies ist die wichtigste Idee im System. 1. **Generierungszeit (organisationsweit).** Einmal täglich, zu einer festen Zeit und Zeitzone, die für Ihre Organisation festgelegt ist, bereitet das System das PDF für alles vor, das innerhalb der nächsten 24 Stunden versendet werden soll. 2. **Sendezeit (pro Plan).** Zu jeder konfigurierten Zeit des Plans sendet das System die bereits vorbereitete PDF per E-Mail. Es wird zu diesem Zeitpunkt nicht erneut gerendert. Die Generierung muss vor der Sendezeit des Plans beendet sein, sonst könnte dieser Plan versuchen, zu versenden, bevor sein PDF bereit ist. Im großen Maßstab kann die Generierung aller Berichte einige Stunden dauern, daher ist vor der frühesten Sendezeit ein angemessener Spielraum notwendig – siehe die Timing-Warnung weiter unten. ### Erstellen eines Plans Alles befindet sich an einem Ort: **Einstellungen → Berichte.** Hier werden Ihre Plan-KPIs angezeigt (Aktive Pläne, Berichte diesen Monat versendet, Fehlgeschlagene Zustellungen), ein Banner für die Generierungszeit und die vollständige Liste der Pläne. ![Einstellungen > Berichtsübersicht mit den KPI-Karten Aktive Pläne, Berichte versendet und Fehlgeschlagene Zustellungen, dem Banner für die Generierungszeit und der Tabelle Alle Berichtspläne.](/api/media/file/Screenshot-2026-08-13-124306-edited-5b742e8f.png) Klicken Sie auf **\+ Neuen Plan erstellen**. Der Builder hat fünf Schritte. **Schritt 1 – Bericht auswählen.** Geben Sie dem Plan einen Namen und wählen Sie den Berichtstyp: **System Healthcheck** oder **Customer Success**. Diese Wahl bestimmt, was Sie in Schritt 3 konfigurieren. Beide Berichtstypen erscheinen als Auswahl-Karten; das Beispiel unten zeigt **Customer Success** ausgewählt. ![Schritt „Bericht auswählen" des Plan-Builders, der die Berichtstyp-Karten System Healthcheck und Customer Success zeigt, mit ausgewähltem Customer Success.](/api/media/file/Screenshot-2026-08-19-094341-edited-71d455b7.png) **Schritt 2 – Umfang auswählen.** Wählen Sie die Kunden und Standorte aus, die dieser Plan abdeckt. Wenn Sie einen Kunden auswählen, wird ein **Delivery Configuration**-Panel für diesen geöffnet, das die beiden Arten der Berichtslieferung abdeckt, die unter Empfänger unten beschrieben sind. Sie können auch den Umfang von einem bestehenden Plan kopieren. ![Schritt „Umfang auswählen" des Plan-Builders, der verfügbare Kunden und Standorte für die Auswahl zeigt.](/api/media/file/Screenshot-2026-08-13-124945-edited-578e0409-1.png) **Schritt 3 – Konfiguration.** Die Felder in diesem Schritt ändern sich basierend auf den Berichtstyp, den Sie in Schritt 1 ausgewählt haben: - **Wenn Sie System Healthcheck ausgewählt haben:** Berichtssprache, ein Umschalter zur Einbindung inaktiver Sensoren, ein Umschalter zur Einbindung ausgeschlossener Sensoren und Filter für Status, Kamera-Technologie, Hersteller und Tags. - **Wenn Sie Customer Success ausgewählt haben:** Berichtssprache und einen Datumsbereich für die Nutzungsdaten (z. B. Letzte Woche). Keine der Healthcheck-Sensor-Umschalter oder Filter werden angezeigt. Der Screenshot unten zeigt die **System Healthcheck**-Version dieses Schritts: ![Konfigurationsschritt für einen System Healthcheck-Plan, der Berichtssprache, Inaktive Sensoren einbeziehen, Ausgeschlossene Sensoren einbeziehen und alle Status-/Kamera-Technologie-/Hersteller-/Tags-Filter zeigt. Die Customer Success-Version ersetzt das alles durch ein einzelnes Bereichsdatumsfeld.](/api/media/file/Screenshot-2026-08-19-154305-edited-1505d72c.png) **Schritt 4 – Plan.** Legen Sie die Häufigkeit (täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich), die Tageszeit und die Zeitzone fest. Dieser Schritt ist für beide Berichtstypen gleich. ![Plan-Schritt des Plan-Builders, der die Häufigkeitsoptionen täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen und monatlich zusammen mit Zeit und Zeitzone zeigt.](/api/media/file/Screenshot-2026-08-13-125848-edited-bfb609c9.png) **Schritt 5 – E-Mail & Übersicht.** Legen Sie die Brandingfarben des Berichts, die Absenderadresse, die Betreffzeile und den Text für die Kunden- und Standort-E-Mail fest, und überprüfen Sie dann eine Zusammenfassung, bevor Sie fertig sind. Dieser Schritt ist auch für beide Berichtstypen gleich. **Die Absenderadresse ist erforderlich und muss die E-Mail-Domain Ihrer Organisation verwenden.** Eine persönliche Adresse (z. B. ein Gmail-Konto) wird mit einem Fehler auf dem Bildschirm abgelehnt, der Sie darauf hinweist, dass die Adresse Ihrer Unternehmensdomäne entsprechen muss. ![Schritt E-Mail & Übersicht des Plan-Builders, der die Berichtsgesaltungsfarben, die E-Mail-Template-Felder und das Zusammenfassungs-Panel zeigt.](/api/media/file/Screenshot-2026-08-13-125916-edited-bb27da81.png) Klicken Sie auf **Fertig & Plan** zum Speichern. Der Plan wird in der Tabelle der Pläne auf **Einstellungen → Berichte** angezeigt. ### E-Mail-Inhaltsvariablen Betreffzeilen und Textvorlagen unterstützen Variablen, die Sie aus dem Builder einfügen: **{customer\_name}**, **{report\_frequency}**, **{date}** und **{file\_url}** sind verfügbar auf der Kunden- und Standort-E-Mail-Ebene; **{site\_name}** ist nur auf der Standort-E-Mail-Ebene verfügbar. Jede Kopie des Empfängers löst die Variablen zum betreffenden Kunden oder Standort auf. Der Standard-Text enthält **{file\_url}** als Berichtslink. Wenn er aus dem Texttext entfernt wird, warnt der Builder Sie nicht oder blockiert das Speichern nicht – die E-Mail wird trotzdem versendet, sie kommt nur ohne Link zum Bericht an. Behalten Sie **{file\_url}** im Text bei, wenn Empfänger die PDF direkt aus der E-Mail erreichen müssen. ### Empfänger: zwei Berichte pro Kunde, nicht einer Jeder Kunde, den Sie in Schritt 2 auswählen, kann **zwei separate Berichtstypen** erzeugen, jeweils mit eigener Empfängerliste: - **Kundenbericht.** Ein kombinierter Bericht, der alle Standorte unter diesem Kunden abdeckt. Umschalter **Customer Report Active** einschalten und dann Empfänger zu seinem eigenen E-Mail-Feld hinzufügen. - **Einzelne Standortberichte.** Ein separater Bericht pro Standort, aufgelistet in einer Tabelle unter dem Kunden. Jede Standortreihe hat ihren eigenen **Site Report Active**-Umschalter und ihr eigenes **Recipients**-Feld. Ein Standort kann auch markiert werden als **Include in Customer Report** um in den kombinierten Kundenbericht zu fließen, zusätzlich zu oder statt der Versendung einer eigenen Standort-E-Mail. Das ist, wie das **Delivery Configuration**-Panel aussieht, wenn ein Kunde ausgewählt ist: **Customer Report Active** mit seinem eigenen Empfängerfeld auf der linken Seite und die **Individual Site Reports**-Tabelle – Standort, Einbeziehen in Kundenbericht, Standortbericht aktiv, Empfänger – auf der rechten Seite. ![Delivery Configuration-Panel für einen ausgewählten Kunden, der auf der linken Seite das Feld Customer Report Active mit seinem Empfängerfeld zeigt, und die Tabelle Individual Site Reports, die auf der rechten Seite jeden Standort mit den Spalten Include in Customer Report, Site Report Active und Recipients auflistet.](/api/media/file/Screenshot-2026-08-19-094721-edited-4caf0051.png) Jedes dieser Empfängerfelder funktioniert gleich: geben Sie eine Adresse ein und drücken Sie Enter, um sie als eigenen Eintrag hinzuzufügen. **Customer Report Active benötigt mindestens einen Empfänger.** Das Lassen des E-Mail-Felds leer blockiert Sie beim Verlassen der Auswahl des Umfangs, mit einem Fehler auf dem Bildschirm, der den Kunden benennt, dem noch ein Empfänger fehlt. ### Das Generierungszeit-Banner Oben auf **Einstellungen → Berichte** ist ein Banner, das Ihre organisationsweite Generierungszeit und Zeitzone anzeigt, z. B.: *„Berichte werden automatisch jeden Tag um 06:00 Uhr CET für alles generiert, das in den nächsten 24 Stunden gesendet werden soll."* Diese Einstellung gilt für alle Zeitpläne Ihrer Organisation. Um die Uhrzeit oder Zeitzone zu ändern, wenden Sie sich an den NXGEN-Support. ### Die Warnung „Generierungszeit zu nah an Sendezeit" Wenn die Generierungszeit innerhalb des schlimmsten Fall-Renderingfensters (etwa drei Stunden bei voller Skalierung) von einer aktiven Sendezeitplanung liegt, wird eine gelbe Warnung angezeigt, die den engsten Zeitplan und die Lücke nennt, zum Beispiel: *„Tägliche Zustandsprüfung" sendet um 00:30 Uhr, nur 30 Minuten nach Beginn der Generierung, daher ist der Bericht möglicherweise nicht rechtzeitig bereit. Stellen Sie die Generierungszeit früher ein.* Wenden Sie sich an den NXGEN-Support, um die Generierungszeit früher zu verschieben, damit vor dem frühesten Sendezeitplan ein angenehmer Abstand besteht. Wenn ein Zeitplan nach dem heutigen Generierungszeitpunkt erstellt wird, der bereits ausgeführt wurde, wird beim Versuch, seinen Bericht anzuzeigen, ein „**„Bericht noch nicht vorbereitet"**"-Dialog angezeigt, der erklärt, dass die heutigen Berichte bereits vorbereitet wurden und bietet „**Jetzt generieren**" (rendern Sie es sofort) oder „**Bis morgen warten**" (lassen Sie den nächsten Generierungszyklus es aufgreifen). ![Der Dialog „Bericht noch nicht vorbereitet", angezeigt wenn der Bericht eines Zeitplans noch nicht gerendert wurde, weil die heutige Generierung bereits ausgeführt wurde, mit den Optionen „Bis morgen warten" und „Jetzt generieren".](/api/media/file/Screenshot-2026-08-13-130045-edited-c6b2bd83.png) **„Jetzt generieren" rendert nur — es sendet nicht.** Das Anklicken wird sofort mit einer Bestätigungsmeldung abgeschlossen; die Zahl „**Berichte gesendet (dieser Monat)**" oder der Zeitstempel „**Letzte Zustellung**" des Zeitplans werden nicht geändert. Die E-Mail selbst wird weiterhin erst zu dem vom Zeitplan konfigurierten Sendezeitpunkt versendet. Es gibt keine andere Möglichkeit, einen Bericht vor seinem Sendezeitpunkt in der Vorschau anzuzeigen, als mit diesem Dialog. ### Der tägliche Lebenszyklus Zum Generierungszeitpunkt der Organisation bereitet das System ein PDF für jeden Ziel vor, das in den nächsten 24 Stunden fällig ist. Zu jedem eigenen Sendezeitplan des Zeitplans versendet das System das vorbereitete PDF an die Empfänger dieses Ziels, und der Zeitstempel „Letzte Zustellung" des Zeitplans wird aktualisiert. Wenn eine Sendung fehlschlägt oder verpasst wird, zählt sie zu den Fehlgeschlagenen Zustellungen — siehe Fehler unten. Die Tabelle „Alle Berichtszeitpläne" zeigt den „**Status**" jedes Zeitplans (Aktiv oder Inaktiv). ## Wesentliche Möglichkeiten ### Automatisierte Überwachung und Wiederherstellung Zusätzlich zu der oben beschriebenen einmaligen täglichen Generierung und dem Versand führt ein Satz automatischer Überprüfungen den ganzen Tag über im Hintergrund durch, um alles zu erfassen, das nicht wie geplant abgelaufen ist, und es ohne Eingreifen richtigzustellen: - **Morgendliche Vorbereitung mit Nachfolgeüberprüfungen.** Um 06:00 Uhr (Berliner Zeit) überprüft das System alles, das in den nächsten 24 Stunden versendet werden soll, und bereitet es vor. Da die Vorbereitung einer großen Anzahl von Berichten Zeit in Anspruch nimmt, wird um 06:40, 07:40, 08:40 und 12:40 Uhr erneut überprüft, ob etwas hätte vorbereitet werden sollen, dies aber nicht getan hat, und es wird gestartet. - **Generierungsauslöser, alle 5 Minuten.** Eine Überprüfung läuft alle 5 Minuten für jeden Zeitplan, der seinen Generierungszeitpunkt erreicht hat, und beginnt, sein PDF zu erstellen. - **Wiederherstellung verpasster Berichte, zweimal pro Stunde.** Um 15 und 45 Minuten nach jeder Stunde sucht das System nach einem täglichen Bericht, der an diesem Tag hätte versendet werden sollen, es aber nicht wurde, und versucht es erneut am selben Tag. - **Wiederholung fehlgeschlagener Zustellungen, einmal pro Stunde.** Um 20 Minuten nach jeder Stunde werden Zustellungen, die aus einem vorübergehenden technischen Grund fehlgeschlagen sind, automatisch wiederholt. - **Überplan-Zeitplan-Korrektur, zweimal täglich.** Um 18:00 und 22:00 Uhr sucht das System nach Zeitplänen, die hinter dem zurückbleiben, wo sie sein sollten, und setzt sie vorwärts, anstatt sie stecken zu lassen. - **Tägliche Bereinigung, einmal täglich.** Um 06:00 Uhr werden alte Zustellungsdatensätze gelöscht und alle Berichte, die zu lange ohne Fertigstellung gewartet haben, werden als fehlgeschlagen markiert, damit sie ordnungsgemäß gezählt werden, anstatt ungelöst zu sitzen. Nichts davon erfordert ein Handeln Ihrerseits. Es erklärt, warum ein gelegentliches Zustellungsversagen sich oft innerhalb einer Stunde selbst behebt, und warum ein Bericht, der stecken zu bleiben scheint, sich möglicherweise während eines dieser Durchläufe selbst abschließt. ### Tabelle „Alle Berichtszeitpläne" und KPI-Karten Das alles befindet sich auf **Einstellungen → Berichte.** Pro Zeitplan können Sie folgende Angaben sehen: Name, Kunden, Standorte, Empfängeranzahl, Status, letzte Zustellung, Häufigkeit, nächste Ausführung und Berichtstyp. Zeilen können per Kontrollkästchen ausgewählt werden. Die Spalte „Aktion" jeder Zeile hat vier Steuerelemente: - Ein Umschalter zum Aktivieren oder Deaktivieren des Zeitplans. - **Ein Symbol, das den Bericht dieses Zeitplans sofort an seine konfigurierten Empfänger sendet.** Dies zählt als echter Versand — es aktualisiert „Berichte gesendet (dieser Monat)" und den Zeitstempel „Letzte Zustellung" genau wie eine geplante Zustellung würde. Verwenden Sie es nur, wenn Sie möchten, dass der Bericht jetzt sofort versendet wird. - Ein Bearbeitungssymbol zum erneuten Öffnen des Zeitplans im Builder. - Ein Löschsymbol, das eine Bestätigung anfordert, bevor der Zeitplan endgültig entfernt wird. Die Kopfzeile „**Einstellungen → Berichte**" zeigt „**Aktive Zeitpläne**"", „**Berichte gesendet (dieser Monat)**"" und „**Fehlgeschlagene Zustellungen**""-Zählungen für Ihre Organisation. ### Fehler: wo sie angezeigt werden Fehlgeschlagene Zustellungen werden in der KPI-Karte „**Fehlgeschlagene Zustellungen**" auf **Einstellungen → Berichte**" gezählt. Eine detaillierte Aufschlüsselung — mit Auflistung jedes Fehlers mit seinem Zeitplan, Ziel, Empfängern, Timing und Grund sowie Wiederholungsaktionen — ist geplant, aber noch nicht verfügbar: Der Link „**Alle anzeigen**" in der Zeitplantabelle ist derzeit mit „Bald verfügbar" gekennzeichnet. Verwenden Sie die KPI-Zählung bis dahin als Signal für eine Untersuchung und überprüfen Sie den Zeitstempel „Letzte Zustellung" des eigenen Zeitplans in der Tabelle „Alle Berichtszeitpläne", um eingrenzen zu können, welcher Zeitplan betroffen ist. Die oben unter „Automatisierte Überwachung und Wiederherstellung" beschriebenen automatischen Wiederholungen erfolgen, bevor eine Zustellung endgültig als fehlgeschlagen gezählt wird. Der unten gezeigte Screenshot zeigt genau dies: Wenn Sie über „**Alle anzeigen**" fahren, wird oben in der Tabelle „Alle Berichtszeitpläne" ein kleines Etikett „Bald verfügbar" angezeigt, anstatt etwas zu öffnen. ![Seite „Einstellungen > Berichte" mit der Tabelle „Alle Berichtszeitpläne" und einem Tooltip „Bald verfügbar" über dem Link „Alle anzeigen".](/api/media/file/Screenshot-2026-08-19-102835-edited-a7cac176-1.png) ## Beste Praktiken Wenn die Warnung auf dem Bildschirm anzeigt, dass die Generierungszeit zu nah an einer Sendezeit liegt, wenden Sie sich an den NXGEN-Support, um sie anzupassen. Richten Sie neue Zeitpläne mit dieser Checkliste ein: 1. Erstellen Sie die Zeitpläne, Ziele und Empfänger. 2. Überprüfen Sie das Banner der Generierungszeit und bestätigen Sie, dass keine Warnung „zu nah" für Ihren frühesten Versand angezeigt wird. 3. Wenn eine Warnung angezeigt wird, wenden Sie sich an den NXGEN-Support, um die Generierungszeit anzupassen. 4. Fügen Sie sich selbst als Empfänger auf einem Ziel hinzu und lassen Sie seinen ersten geplanten Versand ablaufen; bestätigen Sie den Empfang. 5. Überprüfen Sie anschließend die Tabelle „Alle Berichtszeitpläne" und die Zahl der fehlgeschlagenen Zustellungen. Fragen oder Abweichungen zwischen dieser Anleitung und beobachtetem Verhalten sollten dem Team gemeldet werden. Die Anleitung ist die Quelle der Wahrheit für erwartetes Verhalten und wird zusammen mit dem System aktualisiert.