Benutzerverwaltung

Was die Benutzerverwaltung macht

Die Benutzerverwaltung in GCXONE steuert, wer auf die Plattform zugreifen kann, was er sehen darf und mit welchen Entitäten er interagieren kann. Jeder Benutzer ist einem Mandanten zugeordnet und erbt die Zugriffsrechte seiner zugewiesenen Rolle – mit der Möglichkeit, diesen Zugriff pro Benutzer zu überschreiben oder zu erweitern, ohne die gemeinsame Rolle zu ändern.

Warum das wichtig ist

Sind die Benutzer nicht korrekt konfiguriert, können Bediener Entitäten sehen, die sie nicht sehen sollten, oder werden sie vollständig blockiert. Die Benutzerverwaltung stellt sicher, dass die richtigen Personen den richtigen Zugriff haben – und dass dieser Zugriff bei Bedarf sofort widerrufen werden kann.

Wie es funktioniert

Voraussetzungen: Rollenstruktur vollständig anlegen, bevor Benutzer eingeladen werden. Siehe Rollen & Berechtigungen.

Einen neuen Benutzer einladen

Öffnen Sie Einstellungen (das Zahnrad‑Symbol unten in der linken Seitenleiste) → Benutzer → + Neuer Benutzer einladen.

Das Einladungsformular besteht aus drei Bereichen:

• Persönliche Angaben – optionales Foto‑Upload, Vorname*, Nachname*, E‑Mail‑Adresse*, Telefonnummer.
• Adressangaben – Straßenname, Hausnummer, PLZ, Stadt, Land (alle optional).
• Kontoeinstellungen – Genesis Rolle* und GCXONE Rolle* (zwei separate Pflicht‑Dropdowns – ein Benutzer benötigt beide), Kundengruppe, Sitzungs‑Timeout in Minuten (Standard 30, Bereich 30–1440), Partner‑Login aktivieren Schalter, Multi‑Factor‑Authentifizierung aktivieren Schalter.

Klicken Sie Einladung senden.

Welche E‑Mail die eingeladene Adresse erhält, hängt davon ab, ob bereits ein NXGEN‑Konto existiert: Eine neue E‑Mail‑Adresseerhält zwei E‑Mails („Email Verification GCX One Application“ zur Bestätigung der Adresse, dann „Reset Password Link for NXGEN Application“ zur Festlegung eines Passworts), während eine E‑Mail, die bereits ein NXGEN‑Konto besitzt (z. B. ein bestehender Benutzer, der zu einem zweiten Mandanten hinzugefügt wird), eine einzelne „Willkommen bei NXGEN – Zugriff auf [Tenant] gewährt!“-E‑Mail erhält, die zum Einloggen mit dem bestehenden Passwort auffordert. In beiden Fällen wird der Status des Benutzers sofort als Aktivsofort.

Der Entity access (welche Kunden/Standorte/Geräte der Benutzer sehen kann) wird in diesem Formular nicht festgelegt – konfigurieren Sie ihn, nachdem der Benutzer existiert, in Entity Access pro Benutzer konfigurieren unten.

Entity Access pro Benutzer konfigurieren

Ein Benutzer erbt den Entity access von seiner zugewiesenen Rolle. Sie können diesen pro Benutzer überschreiben oder erweitern, ohne die gemeinsame Rolle zu ändern.

Navigation: Settings → Users → [User] → Actions (⋮) → Edit User Entities

• Überschreiben — Ersetzt den vom Rolle geerbten Entity access des Benutzers vollständig. Beispiel: Die Operator-Rolle gewährt Zugriff auf Customer A. Überschreiben mit Customer B → Benutzer kann nur Customer B sehen.
• Zusammenführen — Fügt dem von der Rolle gewährten Entity access zusätzlichen Zugriff hinzu. Beispiel: Die Operator-Rolle gewährt Zugriff auf Customer A. Zusammenführen von Customer B → Benutzer kann beide sehen. Verwenden Sie dies für temporäre Querverdeckung oder einmaligen Zugriff.

Aktivieren Include Children bei einem übergeordneten Entity, um automatisch alle aktuellen und zukünftigen Unter-Entities einzubeziehen, anstatt sie einzeln auszuwählen.

Der Dialog enthält außerdem ein Select Entity Group Dropdown, um eine gespeicherte Gruppe von Entities in einem Schritt anzuwenden, anstatt sie manuell im Baum auszuwählen – entity groups werden separat verwaltet unter Settings → Entity Groups.

Best Practice: Bevorzugen Sie Zusammenführen gegenüber dem Erstellen einer neuen Rolle, wenn die Zugriffsanforderung temporär oder benutzerspezifisch ist. Verwenden Sie Überschreiben nur, wenn Sie den Zugriff vollständig auf ein anderes Entity set beschränken müssen.

Editing an Existing User

1. Navigieren Sie zu Settings → Users.
2. In der Zeile des Benutzers öffnen Sie Actions (⋮) → Edit User.
3. Die gleichen Felder wie im Einladungsformular öffnen vorbefüllt: photo, name, email, phone, address, Genesis Role, GCXONE Role, Customer Group, Session Timeout, Partner Login, and MFA.
4. Klicken Sie auf Update User. Änderungen werden sofort wirksam – die nächste Aktion des Benutzers spiegelt den neuen Zugriff wider.

Multi-Factor Authentication Setup

Wenn Enable Multi-Factor Authenticationwird für einen Benutzer aktiviert – sei es bei der Einladung oder über Edit User – und der Benutzer wird beim nächsten Login aufgefordert, MFA einzurichten. Die Option „Enable Multi-Factor Authentication“ ist aktiviert.Konto sichernDer Bildschirm fordert Sie auf, einen QR‑Code mit Ihrer bevorzugten Authentifikator‑App zu scannen und anschließend den resultierenden Einmalcode einzugeben, um fortzufahren.

Benutzer entfernen

1. Einstellungen → Benutzer → [Benutzer] → Aktionen (⋮) → Benutzer entfernen. Dies wird sofort ausgeführt ohne Bestätigung – der Benutzer verschwindet aus der Benutzerliste, sobald Sie darauf klicken. Überprüfen Sie zuerst, ob die richtige Zeile ausgewählt ist.

Schlüssel‑Funktionen

Benutzer‑Status‑Referenz

Die Spalte Status in der Benutzerliste zeigt Aktiv (grün) für die meisten Benutzer, oder Inaktiv (rot) für einen Benutzer, dessen Anmeldung gesperrt ist. Ein neu eingeladener Benutzer wird sofort als Aktiv angezeigt, noch bevor er seine E‑Mail verifiziert oder ein Passwort festgelegt hat.

Mehrmandanten‑Benutzerverwaltung

Benutzer sind mandantenbezogen. Ein Benutzer in Mandant A hat keine Sichtbarkeit auf Mandant B, es sei denn, ein separates Konto wird in Mandant B erstellt.

Um als Administrator den Mandanten zu wechseln: Einstellungen → Mandant wechseln.

Praxisbeispiele

• Ein neuer Operator tritt dem Team bei – der Administrator lädt die Person ein, weist die Rolle Operator zu und sie ist innerhalb von Minuten einsatzbereit.
• Ein Operator benötigt temporären Zugriff auf einen zweiten Standort während Personalknappheit – Administrator verwendet Merge statt einer neuen Rolle zu erstellen.
• Der Zugriff eines ausgeschiedenen Mitarbeiters wird sofort über „Benutzer entfernen“ widerrufen.

Bewährte Verfahren

• Konfigurieren Sie Rollen immer vollständig, bevor Sie Benutzer einladen – ein Benutzer ohne Rolle landet auf einem gesperrten Bildschirm.
• Verwenden Sie Zusammenführen für temporären oder benutzerspezifischen Zugriff statt einmaliger Rollen zu erstellen.
• Remove User hat keinen Bestätigungsschritt – prüfen Sie, ob die richtige Zeile ausgewählt ist, bevor Sie klicken.