Benutzer einladen

Was das Einladen von Benutzern bewirkt

Die Aufnahme neuer Teammitglieder in GCXONE erfolgt über einen automatisierten E‑Mail‑Workflow.

Nur Benutzer mit den Rollen Admin oder Super Admin können neue Benutzer einladen.

Warum das wichtig ist

Ein sicherer und strukturierter Einladungsprozess stellt sicher, dass kein Benutzer ohne zugewiesene Rolle auf die Plattform zugreift – verhindert Unautorisierten Zugriff und gesperrte Anmeldebildschirme ab dem ersten Tag.

Wie es funktioniert

Das Einladen eines Benutzers erstellt ein Konto, das einem Mandanten zugeordnet ist, mit einer erforderlichen Genesis‑Rolle und GCXONE‑Rolle, die gemeinsam bestimmen, worauf der Benutzer zugreifen kann – ein ohne zugewiesene Rolle eingeladener Benutzer gelangt sofort nach dem Anmelden auf einen gesperrten Bildschirm.

Was anschließend geschieht, hängt davon ab, ob die eingeladene Adresse bereits ein NXGEN‑Konto besitzt: Eine völlig neue Adresse muss sich verifizieren und ein Passwort festlegen, bevor sie sich anmelden kann, während eine Adresse, die bereits ein NXGEN‑Konto hat (z. B. ein bestehender Benutzer, der zu einem zweiten Mandanten hinzugefügt wird), einfach Zugriff erhält und sich mit dem bereits vorhandenen Passwort anmeldet.

In beiden Fällen zeigt der Status des Benutzers in der Benutzerliste Active sofort nach dem Senden der Einladung, noch bevor ein neuer Benutzer einen Verifizierungslink angeklickt hat. Verwalten Sie den Benutzer anschließend über das Aktionen‑Menü (⋮): Benutzer bearbeiten / Benutzer‑Entitäten bearbeiten / Benutzer entfernen.

Für das vollständige Einladungsformular, alle Felder und den genauen E‑Mail‑Text, siehe User Management.

Zugriff auf mehrere Organisationen

Benutzer, die zu mehreren Mandanten eingeladen werden, verwenden dieselbe E‑Mail‑Adresse.

• Einzelidentität – Sie benötigen nur ein Passwort für alle Organisationen.
• Mandantenauswahl – Beim Anmelden werden sie aufgefordert, auszuwählen, welche Organisation für die Sitzung zu nutzen ist.
• Wechseln – Sie können jederzeit zwischen Mandanten wechseln über Einstellungen → Mandant wechseln.

Informationen zum Dienstleister und Ereignisanbieter werden aus dem Kontext des ausgewählten Mandanten ermittelt.

Praxisbeispiele

• Ein neuer Operator tritt dem Team bei – der Admin lädt ihn ein, weist die Rolle Operator zu, und er erhält die E‑Mail‑Verifizierung sowie die E‑Mail zum Einrichten des Passworts.
• Ein Dienstleister verwaltet mehrere Mandanten – derselbe Benutzer wird zu drei Organisationen eingeladen und nutzt ein Passwort, um auf alle zuzugreifen, wobei er den Mandanten beim Anmelden auswählt.
• Ein bestehender Benutzer wird zu einem zweiten Mandanten hinzugefügt – er erhält eine einzige „Access Granted“-E‑Mail und kann sich sofort mit seinem bestehenden Passwort anmelden.

Bewährte Verfahren

• Weisen Sie immer eine Rolle zu, bevor Sie Einladung senden – ein Benutzer ohne Rolle gelangt beim ersten Anmelden auf einen gesperrten Bildschirm.
• Legen Sie das Sitzungs‑Timeout basierend auf der Umgebung des Operators fest – kürzer für gemeinsam genutzte Arbeitsplätze, länger für dedizierte Überwachungsstationen.
• Bitten Sie die Benutzer, ihren Spam‑ oder Junk‑Ordner zu prüfen, wenn sie die Einladung nicht innerhalb weniger Minuten erhalten.

Zusätzliche Details

Fehlerbehebung

E‑Mail nicht erhalten Bitten Sie den Benutzer, seinen Spam‑ oder Junk‑Ordner nach E‑Mails von nxgen.io or @nxgen.io.