Gestion des utilisateurs

Ce que fait la Gestion des utilisateurs

La Gestion des utilisateurs dans GCXONE contrôle qui peut accéder à la plateforme, ce qu’ils peuvent voir et avec quelles entités ils peuvent interagir. Chaque utilisateur est rattaché à un locataire et hérite des droits de son rôle attribué — avec la possibilité de remplacer ou d’étendre ces droits par utilisateur sans modifier le rôle partagé.

Pourquoi c’est important

Sans une configuration correcte des utilisateurs, les opérateurs peuvent voir des entités qu’ils ne devraient pas, ou être bloqués complètement. La Gestion des utilisateurs garantit que les bonnes personnes disposent des bons droits — et que ces droits sont immédiatement révoquables en cas de besoin.

Comment ça fonctionne

Prérequis : Compléter votre structure de rôles avant d’inviter des utilisateurs. Voir Rôles & Autorisations.

Inviter un nouvel utilisateur

Ouvrir Paramètres (l’icône d’engrenage en bas de la barre latérale gauche) → Utilisateurs → + Inviter un nouvel utilisateur.

Le formulaire d’invitation comporte trois sections :

• Informations personnelles — téléchargement de photo facultatif, Prénom*, Nom de famille*, Adresse e‑mail*, numéro de téléphone.
• Informations d’adresse — Nom de rue, Numéro de bâtiment, CP, Ville, Pays (tous facultatifs).
• Paramètres du compte — Rôle Genesis* et Rôle GCXONE* (deux listes déroulantes de rôle obligatoires — un utilisateur doit en posséder les deux), Groupe Client, Délai d’inactivité en minutes (par défaut 30, plage 30–1440), Activer Connexion partenaire bascule, Activer l’authentification multifacteur bascule.

Cliquer Envoyer l’invitation.

Le courriel envoyé à l’adresse invitée dépend du fait qu’elle possède déjà un compte NXGEN : une nouvelle adresse e‑mail reçoit deux courriels (« Vérification de l’e‑mail GCX One Application » pour confirmer l’adresse, puis « Lien de réinitialisation du mot de passe pour l’application nxgen » pour définir un mot de passe), tandis qu’une adresse qui possède déjà un compte NXGEN (par ex. un utilisateur existant ajouté à un second locataire) reçoit un seul courriel « Bienvenue sur NXGEN – Accès à [Tenant] accordé ! » l’invitant à se connecter avec son mot de passe existant. Dans les deux cas, le statut de l’utilisateur indique Actif immédiatement.

L'accès aux entités (les clients/sites/appareils que l'utilisateur peut voir) n'est pas défini dans ce formulaire — le configurer après la création de l'utilisateur, dans Configurer l'accès aux entités par utilisateur ci‑dessous.

Configurer l'accès aux entités par utilisateur

Un utilisateur hérite de l'accès aux entités de son rôle attribué. Vous pouvez remplacer ou étendre cet accès par utilisateur sans modifier le rôle partagé.

Navigation : Paramètres → Utilisateurs → [Utilisateur] → Actions (⋮) → Modifier les entités de l'utilisateur

• Remplacer — Remplace entièrement l'accès aux entités hérité du rôle de l'utilisateur. Exemple : le rôle Opérateur accorde le Client A. Remplacer par le Client B → l'utilisateur ne voit que le Client B.
• Fusionner — Ajoute un accès aux entités en plus de ce que le rôle accorde. Exemple : le rôle Opérateur accorde le Client A. Fusionner le Client B → l'utilisateur voit les deux. À utiliser pour une couverture temporaire ou un accès ponctuel.

Activer Inclure les enfants sur une entité parent pour inclure automatiquement toutes ses sous‑entités actuelles et futures, au lieu de les sélectionner individuellement.

La boîte de dialogue possède également un Sélectionner le groupe d'entités menu déroulant pour appliquer un groupe d'entités enregistré en une seule étape au lieu de les sélectionner manuellement dans la vue Arbre — les groupes d'entités sont gérés séparément sous Paramètres → Groupes d'entités.

Bonne pratique : Privilégier la fusion plutôt que la création d'un nouveau rôle lorsque le besoin d'accès est temporaire ou spécifique à l'utilisateur. Utiliser Remplacer uniquement lorsque vous devez restreindre complètement à un autre ensemble d'entités.

Modifier un utilisateur existant

1. Naviguer vers Paramètres → Utilisateurs.
2. Dans la ligne de l'utilisateur, ouvrir Actions (⋮) → Modifier l'utilisateur.
3. Les mêmes champs que le formulaire d'invitation s'ouvrent préremplis : photo, nom, courriel, téléphone, adresse, Rôle Genesis, Rôle GCXONE, Groupe de clients, Délai d'expiration de session, Connexion partenaire et MFA.
4. Cliquer sur Mettre à jour l'utilisateur. Les modifications prennent effet immédiatement — la prochaine action de l'utilisateur reflète le nouvel accès.

Configuration de l'authentification multifacteur

Lorsque Activer l'authentification multifacteur est activé pour un utilisateur — que ce soit lors de l'invitation ou via Modifier l'utilisateur — cet utilisateur est invité à configurer la MFA lors de sa prochaine connexion. Le Sécurisez votre compte écran leur demande de scanner un code QR avec leur application d'authentification préférée, puis de saisir le code à usage unique généré pour continuer.

Supprimer l'utilisateur

1. Paramètres → Utilisateurs → [User] → Actions (⋮) → Supprimer l'utilisateur. Cela s'exécute immédiatement sans étape de confirmation — l'utilisateur disparaît de la liste des utilisateurs dès que vous cliquez. Vérifiez d'abord que la bonne ligne est sélectionnée.

Fonctionnalités clés

Référence de l'état des utilisateurs

La colonne État dans la liste des utilisateurs indique Actif (vert) pour la plupart des utilisateurs, ou Inactif (rouge) pour un utilisateur bloqué à la connexion. Un utilisateur nouvellement invité apparaît comme Actif immédiatement, même avant d'avoir vérifié son courriel ou défini un mot de passe.

Gestion des utilisateurs multi‑locataires

Les utilisateurs sont limités à chaque locataire. Un utilisateur du locataire A n’a aucune visibilité sur le locataire B sauf si un compte distinct est créé dans le locataire B.

Pour changer de locataire en tant qu’administrateur : Paramètres → Changer de locataire.

Cas d’utilisation réels

• Un nouvel opérateur rejoint l’équipe — l’administrateur l’invite, lui attribue le rôle Opérateur, et il est opérationnel en quelques minutes.
• Un Opérateur a besoin d’un accès temporaire à un deuxième site pendant une pénurie de personnel — l’administrateur utilise Merge au lieu de créer un nouveau rôle.
• L’accès d’un employé parti est révoqué instantanément via Supprimer l'utilisateur.

Bonnes pratiques

• Toujours terminer la configuration des rôles avant d’inviter des utilisateurs — un utilisateur sans rôle aboutit sur un écran bloqué.
• Utiliser Fusionner pour un accès temporaire ou spécifique à l'utilisateur plutôt que de créer des rôles ponctuels.
• Supprimer l'utilisateur n’a pas d’étape de confirmation — assurez‑vous que la bonne ligne est sélectionnée avant de cliquer.