Rapports Programmés

Ce manuel explique comment configurer les rapports System Healthcheck et Customer Success programmés, comment le système les génère et les livre, comment la livraison est suivie et où les défaillances s'affichent.

Ce qu'il fait

Le système peut générer automatiquement un rapport PDF pour chacun de vos clients et sites et l'envoyer par courrier électronique aux destinataires que vous configurez, selon un calendrier récurrent (Quotidien, Hebdomadaire, Bi-hebdomadaire ou Mensuel).

Deux types de rapports sont pris en charge :

• System Healthcheck. Analyse détaillée du temps de disponibilité, de l'état de la connectivité et de la santé du matériel.
• Customer Success. Statistiques d'utilisation, mesures de valeur et recommandations d'optimisation.

Un rapport System Healthcheck généré s'ouvre par une page de résumé pour le client : le pourcentage de l'installation actuellement surveillée et les totaux des caméras analysées, défectueuses et fonctionnelles, suivi d'un tableau listant chaque site avec son propre taux de réussite. Chaque site obtient ensuite sa propre page listant chaque appareil, quand il a été vérifié en dernier et son statut — un appareil marqué Échec affiche la raison (par exemple, « Caméra Inaccessible, Vérification Impossible »).

Un seul calendrier peut cibler plusieurs clients et sites à la fois. À grande échelle, un calendrier peut s'étendre à des milliers de rapports individuels, un par cible, chacun rendu et envoyé par courrier électronique indépendamment.

Pourquoi c'est important

Un calendrier mal configuré échoue silencieusement du point de vue du client — le rapport n'arrive simplement jamais, sans qu'aucune erreur ne s'affiche nulle part dans le générateur après. Deux paramètres décident si cela se produit : l'heure de génération a besoin d'une marge suffisante avant l'heure d'envoi la plus tôt (le générateur vous avertit quand ce n'est pas le cas — voir ci-dessous), et chaque champ de destinataire qui devrait être rempli a besoin d'une adresse dedans, puisque Customer Report Active bloque l'enregistrement sans une. Bien faire les deux la première fois est la différence entre des rapports sur lesquels les clients peuvent compter et des tickets de support demandant où un rapport est allé.

Comment ça marche

Concepts clés

Les deux horloges : génération et envoi. C'est l'idée la plus importante du système.

1. Heure de génération (à l'échelle de l'organisation). Une fois par jour, à une heure fixe et un fuseau horaire défini pour votre organisation, le système prépare le PDF pour tout ce qui doit être envoyé dans les 24 prochaines heures.
2. Heure d'envoi (par calendrier). À chaque heure configurée du calendrier, le système envoie par courrier électronique le PDF déjà préparé. Il ne rend pas à nouveau au moment de l'envoi.

La génération doit être terminée avant l'heure d'envoi d'un calendrier, sinon ce calendrier pourrait essayer d'envoyer avant que son PDF ne soit prêt. À grande échelle, générer chaque rapport peut prendre quelques heures, donc il doit y avoir une marge confortable avant votre heure d'envoi la plus tôt — voir l'avertissement de synchronisation plus bas.

Créer un calendrier

Tout se trouve au même endroit : Paramètres → Rapports. Il affiche vos KPIs de calendrier (Calendriers Actifs, Rapports Envoyés Ce Mois, Livraisons Échouées), la bannière de l'heure de génération et la liste complète des calendriers.

Cliquez sur + Créer un Nouveau Calendrier. Le générateur a cinq étapes.

Étape 1 — Sélectionner Rapport. Nommez le calendrier et choisissez le type de rapport : System Healthcheck ou Customer Success. Ce choix détermine ce que vous configurez à l'étape 3.

Les deux types de rapports s'affichent sous forme de cartes sélectionnables ; l'exemple ci-dessous montre Customer Success choisi.

Étape 2 — Sélectionner Portée. Choisissez les clients et les sites que ce calendrier couvre. La sélection d'un client développe un Configuration de Livraison panneau pour celui-ci, couvrant les deux types de livraison de rapport décrite sous Destinataires ci-dessous. Vous pouvez également copier la portée d'un calendrier existant.

Étape 3 — Configuration. Les champs de cette étape changent selon le type de rapport que vous avez choisi à l'étape 1 :

• Si vous avez choisi System Healthcheck : Langue du rapport, un bouton pour inclure les capteurs inactifs, un bouton pour inclure les capteurs exclus, et des filtres pour Statut, Technologie de Caméra, Fabricant et Balises.
• Si vous avez choisi Customer Success : Langue du rapport et une Plage de Dates pour les données d'utilisation (par exemple, Semaine Dernière). Aucun des boutons ou filtres de capteur Healthcheck n'apparaît.

La capture d'écran ci-dessous montre le System Healthcheck version de cette étape :

Étape 4 — Calendrier. Définissez la fréquence (Quotidien, Hebdomadaire, Bi-hebdomadaire ou Mensuel), l'heure de la journée et le fuseau horaire. Cette étape est la même pour les deux types de rapports.

Étape 5 — Courrier Électronique et Révision. Définissez les couleurs de marque du rapport, l'adresse de l'expéditeur, la ligne d'objet et le corps pour le courrier électronique au niveau du client et du site, puis examen un résumé avant de terminer. Cette étape est également la même pour les deux types de rapports.

L'adresse De est obligatoire et doit utiliser le domaine e-mail de votre organisation. Une adresse personnelle (par exemple, un compte Gmail) est rejetée avec une erreur à l'écran vous indiquant que l'adresse doit correspondre au domaine de votre entreprise.

Cliquez sur Terminer et Programmer pour enregistrer. Le calendrier apparaît dans le tableau des calendriers sur Paramètres → Rapports.

Variables de contenu de courrier électronique

Les lignes d'objet et les modèles de corps supportent les variables que vous insérez depuis le générateur : {customer_name}, {report_frequency}, {date}, et {file_url} sont disponibles sur le contenu du courrier électronique au niveau du client et du site ; {site_name} n'est disponible que sur le contenu du courrier électronique au niveau du site. La copie de chaque destinataire résout les variables au client ou au site concerné.

Le corps par défaut inclut {file_url} comme le lien du rapport. S'il est supprimé du texte du corps, le générateur ne vous avertit pas ou ne bloque l'enregistrement — l'e-mail s'envoie toujours, il arrive juste sans lien vers le rapport. Gardez {file_url} dans le corps si les destinataires doivent accéder au PDF à partir de l'e-mail lui-même.

Destinataires : deux rapports par client, pas un

Chaque client que vous sélectionnez à l'étape 2 peut produire deux types de rapports distincts, chacun avec sa propre liste de destinataires :

• Rapport Client. Un rapport combiné couvrant tous les sites sous ce client. Activez Customer Report Active activé, puis ajoutez des destinataires à son propre champ e-mail.
• Rapports de Sites Individuels. Un rapport séparé par site, listé dans un tableau sous le client. Chaque ligne de site a son propre Site Report Active bouton et son propre Destinataires champ. Un site peut également être marqué Inclure dans le Rapport Client pour l'avoir alimenter le Rapport Client combiné en plus de, ou à la place de, envoyer son propre e-mail au niveau du site.

Voici à quoi ressemble le Configuration de Livraison panneau une fois qu'un client est sélectionné : Customer Report Active avec son propre champ de destinataire sur la gauche, et le Individual Site Reports tableau — Site, Inclure dans le Rapport Client, Rapport Site Actif, Destinataires — sur la droite.

Chacun de ces champs de destinataire fonctionne de la même manière : tapez une adresse et appuyez sur Entrée pour l'ajouter comme sa propre entrée.

Rapport Client Actif nécessite au moins un destinataire. Laisser le champ e-mail vide vous empêche d'avancer au-delà de Sélectionner Portée, avec une erreur à l'écran nommant le client qui a toujours besoin d'un destinataire.

La bannière du temps de génération

En haut de Paramètres → Rapports est une bannière indiquant l'heure de génération et le fuseau horaire de votre organisation, par exemple : « Les rapports sont générés automatiquement chaque jour à 06h00 CET pour tout ce qui doit être envoyé dans les 24 prochaines heures. » Ce paramètre s'applique à tous les horaires de votre organisation. Pour modifier l'heure ou le fuseau horaire, contactez le support NXGEN.

L'avertissement « l'heure de génération est trop proche d'une heure d'envoi »

Si l'heure de génération se situe dans la pire fenêtre de rendu (environ trois heures à l'échelle complète) de l'heure d'envoi d'un horaire actif, un avertissement jaune s'affiche nommant l'horaire le plus serré et l'écart, par exemple :

« Contrôle de santé quotidien » s'envoie à 00h30, seulement 30 minutes après le début de la génération, donc son rapport peut ne pas être prêt à temps. Réglez l'heure de génération plus tôt.

Contactez le support NXGEN pour déplacer l'heure de génération plus tôt pour qu'il y ait une marge confortable avant le premier envoi.

Si un horaire est créé après que l'heure de génération d'aujourd'hui ait déjà s'exécutée, la tentative d'affichage de son rapport affiche un « Rapport pas encore préparé » dialogue expliquant que les rapports d'aujourd'hui ont déjà été préparés et offrant Générer maintenant (le rendre immédiatement) ou Attendre jusqu'à demain (laissez le prochain cycle de génération le prendre).

Générer maintenant génère seulement — il n'envoie pas. Cliquer dessus se termine immédiatement avec un message de confirmation ; cela ne change pas le Rapports envoyés (ce mois-ci) compte ou l' Dernière livraison horodatage de l'horaire. L'e-mail lui-même s'envoie toujours seulement à l'heure d'envoi configurée de l'horaire. Il n'y a pas d'autre moyen de prévisualiser un rapport avant son heure d'envoi que ce dialogue.

Le cycle de vie quotidien

À l'heure de génération de l'organisation, le système prépare un PDF pour chaque cible due dans les 24 prochaines heures. À chaque heure d'envoi de l'horaire, le système envoie par e-mail le PDF préparé aux destinataires de cette cible, et l'horodatage Dernière livraison de l'horaire se met à jour. Si un envoi échoue ou est manqué, il compte parmi les livraisons échouées — voir Pannes ci-dessous.

Le tableau Tous les horaires de rapport affiche l'État (Actif ou Inactif) de chaque horaire.

Capacités clés

Surveillance et récupération automatisées

Au-delà de la génération et de l'envoi quotidiens uniques décrit ci-dessus, un ensemble de vérifications automatiques s'exécute en arrière-plan tout au long de la journée pour détecter tout ce qui ne s'est pas déroulé comme prévu et le corriger sans que personne n'ait besoin d'intervenir :

• Préparation matinale, avec contrôles de suivi. À 06h00 (heure de Berlin), le système examine tout ce qui doit être envoyé dans les 24 prochaines heures et le prépare. Parce que la préparation d'un grand nombre de rapports prend du temps, il vérifie à nouveau à 06h40, 07h40, 08h40 et 12h40 pour tout ce qui aurait dû commencer à préparer mais ne l'a pas, et le démarre.
• Déclencheur de génération, toutes les 5 minutes. Une vérification s'exécute toutes les 5 minutes pour tout horaire qui a atteint son heure de génération, et commence à construire son PDF.
• Récupération des rapports manqués, deux fois par heure. À 15 et 45 minutes de chaque heure, le système recherche tout rapport quotidien qui aurait déjà dû être envoyé ce jour-là mais ne l'a pas été, et réessaie le même jour.
• Nouvelle tentative de livraison échouée, une fois par heure. À 20 minutes de chaque heure, les livraisons qui ont échoué pour une raison technique temporaire sont automatiquement relancées.
• Correction d'horaire en retard, deux fois par jour. À 18h00 et 22h00, le système vérifie les horaires qui ont pris du retard et les fait avancer au lieu de les laisser coincés.
• Nettoyage quotidien, une fois par jour. À 06h00, les anciens enregistrements de livraison sont supprimés et tout rapport qui attend depuis trop longtemps sans être complété est marqué comme échoué, afin qu'il soit compté correctement au lieu de rester non résolu.

Aucun de cela ne nécessite d'action de votre part. Cela explique pourquoi une défaillance de livraison occasionnelle s'efface souvent dans l'heure, et pourquoi un rapport qui semble coincé peut simplement se terminer tout seul lors de l'une de ces passages.

Tableau Tous les horaires de rapport et cartes KPI

Tout cela se trouve sur Paramètres → Rapports. Par horaire, vous pouvez voir : nom, clients, sites, nombre de destinataires, état, dernière livraison, fréquence, prochaine exécution et type de rapport. Les lignes peuvent être sélectionnées via une case à cocher.

La colonne Action de chaque ligne a quatre contrôles :

• Un bouton bascule pour activer ou désactiver l'horaire.
• Une icône qui envoie immédiatement le rapport de cet horaire à ses destinataires configurés. Cela compte comme un vrai envoi — il met à jour les Rapports envoyés (ce mois-ci) et l'horodatage Dernière livraison exactement comme le ferait une livraison planifiée. Utilisez-le seulement quand vous voulez vraiment que le rapport soit envoyé maintenant.
• Une icône d'édition, pour rouvrir l'horaire dans le créateur.
• Une icône de suppression, qui demande une confirmation avant de supprimer définitivement l'horaire.

Le Paramètres → Rapports en-tête affiche Horaires actifs, Rapports envoyés (ce mois-ci), et Livraisons échouées compte pour votre organisation.

Pannes : où elles apparaissent

Les livraisons échouées sont comptées dans la Livraisons échouées carte KPI sur Paramètres → Rapports. Une ventilation détaillée — listant chaque panne avec son horaire, cible, destinataires, calendrier et raison, plus les actions de nouvelle tentative — est planifiée mais pas encore disponible : le Afficher tout lien sur le tableau des horaires est actuellement marqué « À venir ». En attente, utilisez le nombre KPI comme signal d'enquête, et vérifiez l'horodatage Dernière livraison de l'horaire lui-même sur le tableau Tous les horaires de rapport pour réduire l'horaire affecté. Les nouvelles tentatives automatiques décrites ci-dessus sous Surveillance et récupération automatisées se produisent avant qu'une livraison soit enfin comptée comme échouée.

La capture d'écran ci-dessous montre exactement ceci : survol Afficher tout, au-dessus du tableau Tous les horaires de rapport, affiche une petite étiquette « À venir » au lieu d'ouvrir n'importe quoi.

Meilleures pratiques

Si l'avertissement à l'écran montre que l'heure de génération est trop proche d'une heure d'envoi, contactez le support NXGEN pour l'ajuster.

Configurez les nouveaux horaires avec cette liste de contrôle :

1. Créer les horaires, les cibles et les destinataires.
2. Vérifiez la bannière de l'heure de génération et confirmez qu'aucun avertissement « trop proche » ne s'affiche pour votre premier envoi.
3. Si un avertissement s'affiche, contactez le support NXGEN pour ajuster l'heure de génération.
4. Ajoutez-vous en tant que destinataire sur une cible et laissez sa première exécution planifiée ; confirmez la réception.
5. Vérifiez le tableau Tous les horaires de rapport et le nombre Livraisons échouées après.

Les questions ou les écarts entre ce manuel et le comportement observé doivent être signalés à l'équipe. Le manuel est la source de vérité pour le comportement attendu et sera mis à jour en même temps que le système.