Inviter des utilisateurs

Fonctionnement de l’invitation d’utilisateurs

L’intégration de nouveaux membres d’équipe dans GCXONE est gérée via un flux de travail automatisé par e‑mail.

Seuls les utilisateurs disposant des rôles Admin ou Super Admin peuvent inviter de nouveaux utilisateurs.

Pourquoi c’est important

Un processus d’invitation sécurisé et structuré garantit qu’aucun utilisateur n’accède à la plateforme sans rôle attribué — évitant l’accès non autorisé et les écrans de connexion bloqués dès le premier jour.

Fonctionnement

Inviter un utilisateur crée un compte rattaché à un locataire, avec un Rôle Genesis et un Rôle GCXONE obligatoires qui déterminent conjointement les accès de l’utilisateur — un utilisateur invité sans rôle attribué se retrouve sur un écran bloqué dès sa connexion.

Ce qui se passe ensuite dépend de l’existence d’un compte NXGEN pour l’adresse invitée : une toute nouvelle adresse doit se vérifier et définir un mot de passe avant de pouvoir se connecter, tandis qu’une adresse disposant déjà d’un compte NXGEN (par exemple, un utilisateur existant ajouté à un second locataire) se voit simplement accorder l’accès et se connecte avec le mot de passe déjà existant.

Dans les deux cas, le statut de l’utilisateur dans la Liste des utilisateurs indique Active immédiatement après l’envoi de l’invitation, même avant qu’un nouvel utilisateur ait cliqué sur le lien de vérification. Gérer l’utilisateur ensuite via le menu Actions (⋮) : Modifier l’utilisateur / Modifier les entités de l’utilisateur / Supprimer l’utilisateur.

Pour le formulaire d’invitation complet, chaque champ et le texte exact de l’e‑mail, consultez Gestion des utilisateurs.

Accès multi‑organisation

Les utilisateurs invités à plusieurs locataires utilisent la même adresse e‑mail.

• Identité unique — Ils n’ont besoin que d’un seul mot de passe pour toutes les organisations.
• Sélection du locataire — Lors de la connexion, ils sont invités à choisir l’organisation à accéder pour cette session.
• Changement — Ils peuvent changer de locataire à tout moment via Paramètres → Changer de locataire.

Les informations du Fournisseur de services et du fournisseur d’événements sont résolues à partir du contexte du locataire sélectionné.

Cas d’utilisation réels

• Un nouvel opérateur rejoint l’équipe — l’administrateur l’invite, lui attribue le rôle Opérateur, et il reçoit les e‑mails de vérification et de configuration du mot de passe.
• Un Fournisseur de services gère plusieurs locataires — le même utilisateur est invité à trois organisations et utilise un seul mot de passe pour les accéder toutes, en sélectionnant le locataire lors de la connexion.
• Un utilisateur existant est ajouté à un second locataire — il reçoit un seul e‑mail « Accès accordé » et peut se connecter immédiatement avec son mot de passe existant.

Bonnes pratiques

• Attribuer toujours un rôle avant de cliquer sur Envoyer l’invitation — un utilisateur sans rôle se retrouve sur un écran bloqué lors de la première connexion.
• Définir le délai d’expiration de session en fonction de l’environnement de l’opérateur — plus court pour les postes de travail partagés, plus long pour les stations de surveillance dédiées.
• Demander aux utilisateurs de vérifier leur dossier Spam ou Courrier indésirable s’ils ne reçoivent pas l’invitation dans les quelques minutes.

Détails supplémentaires

Dépannage

E‑mail non reçu Demandez à l’utilisateur de vérifier son dossier Spam ou Courrier indésirable pour les messages provenant de nxgen.io ou @nxgen.io.