Gebruikersbeheer

Wat Gebruikersbeheer Doet

Gebruikersbeheer in GCXONE bepaalt wie toegang heeft tot het platform, wat zij kunnen zien en met welke entiteiten zij kunnen interageren. Elke gebruiker is gekoppeld aan een tenant en erft toegang van zijn toegewezen rol — met de mogelijkheid om die toegang per gebruiker te overschrijven of uit te breiden zonder de gedeelde rol te wijzigen.

Waarom Het Belangrijk Is

Zonder correct geconfigureerde gebruikers kunnen operators entiteiten zien die zij niet mogen zien, of volledig geblokkeerd worden. Gebruikersbeheer zorgt ervoor dat de juiste personen de juiste toegang hebben — en dat die toegang onmiddellijk kan worden ingetrokken wanneer nodig.

Hoe Het Werkt

Voorvereisten: Voltooi uw rolstructuur voordat u gebruikers uitnodigt. Zie Rollen & machtigingen.

Een Nieuwe Gebruiker Uitnodigen

Open Instellingen (het tandwiel‑icoon onderaan de linkerzijbalk) → Gebruikers → + Nieuwe Gebruiker Uitnodigen.

Het uitnodigingsformulier heeft drie secties:

• Persoonlijke Informatie — optionele foto‑upload, Voornaam*, Achternaam*, E‑mail adres*, Telefoonnummer.
• Adresinformatie — Straatnaam, Huisnummer, Postcode, Stad, Land (allemaal optioneel).
• Accountinstellingen — Genesis Role* en GCXONE Role*(twee aparte verplichte rol‑dropdowns — een gebruiker heeft beide nodig), Customer Group, Sessie Timeout in minuten (standaard 30, bereik 30–1440), Partnerlogin Inschakelen toggle, Multi‑Factor Authenticatie Inschakelen toggle.

Klik Uitnodiging Verzenden.

Welke e‑mail het uitgenodigde adres ontvangt, hangt af of het al een NXGEN‑account heeft: een nieuw e‑mail adres ontvangt twee e‑mails ("Email Verification GCX One Application" om het adres te bevestigen, daarna "Reset Password Link for the nxgen Application" om een wachtwoord in te stellen), terwijl een e‑mail die al een NXGEN‑account heeft (bijv. een bestaande gebruiker die aan een tweede tenant wordt toegevoegd) ontvangt een enkele "Welcome to NXGEN – Access to [Tenant] Granted!"‑mail die aangeeft dat ze moeten inloggen met hun bestaande wachtwoord. Hoe dan ook, de status van de gebruiker toont Active onmiddellijk.

Entiteitstoegang (welke klanten/plaatsen/apparaten de gebruiker kan zien) wordt niet op dit formulier ingesteld — configureer dit nadat de gebruiker bestaat, in Entiteitstoegang per gebruiker configureren hieronder.

Entiteitstoegang per gebruiker configureren

Een gebruiker erft entiteitstoegang van de toegewezen Rol. U kunt dit per gebruiker overschrijven of uitbreiden zonder de gedeelde Rol te wijzigen.

Navigatie: Instellingen → Gebruikers → [Gebruiker] → Acties (⋮) → Entiteiten van gebruiker bewerken

• Overschrijven — Vervangt de door de Rol geërfde entiteitstoegang volledig. Voorbeeld: Rol Operator verleent Klant A. Overschrijven met Klant B → gebruiker kan alleen Klant B zien.
• Samenvoegen — Voegt entiteitstoegang toe bovenop wat de Rol verleent. Voorbeeld: Rol Operator verleent Klant A. Samenvoegen met Klant B → gebruiker kan beide zien. Gebruik voor tijdelijke kruisdekking of eenmalige toegang.

Inschakelen Inclusief sub‑entiteiten op een bovenliggende entiteit om automatisch al haar huidige en toekomstige sub‑entiteiten op te nemen, in plaats van ze één voor één te selecteren.

De dialoog bevat ook een Entiteitengroep selecteren vervolgkeuzelijst om een opgeslagen groep entiteiten in één stap toe te passen in plaats van handmatig te kiezen in de boomweergave — entiteitengroepen worden apart beheerd onder Instellingen → Entiteitengroepen.

Best practice: Geef de voorkeur aan Samenvoegen boven het aanmaken van een nieuwe Rol wanneer de toegangsbehoefte tijdelijk of gebruikersspecifiek is. Gebruik Overschrijven alleen wanneer u volledig wilt beperken tot een andere entiteitenset.

Bestaande gebruiker bewerken

1. Navigeer naar Instellingen → Gebruikers.
2. Open in de rij van de gebruiker Acties (⋮) → Gebruiker bewerken.
3. Dezelfde velden als het uitnodigingsformulier worden geopend, vooraf ingevuld: foto, naam, Email, telefoon, adres, Genesis Rol, GCXONE Rol, Klantgroep, Sessie‑time‑out, Partnerlogin en MFA.
4. Klik op Update gebruiker. Wijzigingen gelden onmiddellijk — de volgende actie van de gebruiker reflecteert de nieuwe toegang.

Instellen van Multi‑Factor Authenticatie

Wanneer Multi‑Factor Authenticatie inschakelen MFA is ingeschakeld voor een gebruiker — zowel bij uitnodiging als via Edit User — wordt die gebruiker bij de volgende login gevraagd MFA in te stellen. De Beveilig uw account scherm vraagt hen een QR‑code te scannen met hun voorkeurs‑authenticator‑app, vervolgens de gegenereerde eenmalige code in te voeren om door te gaan.

Gebruiker verwijderen

1. Instellingen → Gebruikers → [Gebruiker] → Acties (⋮) → Gebruiker verwijderen. Dit wordt onmiddellijk uitgevoerd zonder bevestigingsstap — de gebruiker verdwijnt uit de Gebruikerslijst zodra u erop klikt. Controleer eerst of u de juiste rij geselecteerd heeft.

Belangrijkste mogelijkheden

Referentie gebruikersstatus

De kolom Status in de Gebruikerslijst toont Actief (groen) voor de meeste gebruikers, of Inactief (rood) voor een gebruiker die geen toegang kan krijgen. Een nieuw uitgenodigde gebruiker wordt direct als Actief weergegeven, zelfs voordat hij/zij de e‑mail heeft geverifieerd of een wachtwoord heeft ingesteld.

Multi‑tenant gebruikersbeheer

Gebruikers zijn per tenant gescope. Een gebruiker in tenant A heeft geen zicht op tenant B, tenzij er een apart account in tenant B wordt aangemaakt.

Om van tenant te wisselen als beheerder: Instellingen → Tenant wisselen.

Praktijkvoorbeelden

• Een nieuwe operator treedt bij het team — beheerder nodigt hem/haar uit, wijst de rol Operator toe, en hij/zij is binnen enkele minuten operationeel.
• Een Operator heeft tijdelijk toegang nodig tot een tweede locatie tijdens personeelstekort — beheerder gebruikt Merge in plaats van een nieuwe rol aan te maken.
• De toegang van een vertrokken medewerker wordt direct ingetrokken via Gebruiker verwijderen.

Aanbevolen werkwijzen

• Zorg ervoor dat de rolconfiguratie altijd voltooid is voordat u gebruikers uitnodigt — een gebruiker zonder rol komt op een geblokkeerd scherm terecht.
• Gebruik Merge voor tijdelijke of gebruikersspecifieke toegang in plaats van eenmalige rollen aan te maken.
• Gebruiker verwijderen heeft geen bevestigingsstap — controleer of u de juiste rij geselecteerd heeft voordat u klikt.