Gebruikers uitnodigen

Wat het uitnodigen van gebruikers betekent

Het onboarden van nieuwe teamleden in GCXONE verloopt via een geautomatiseerde e-mailwerkstroom. Dit zorgt ervoor dat elke gebruiker veilig hun identiteit verifieert en hun eigen privé-inloggegevens instelt voordat zij toegang krijgen tot het platform.

Alleen gebruikers met de rol Admin of Super Admin kunnen nieuwe gebruikers uitnodigen.

Waarom dit belangrijk is

Een veilig en gestructureerd uitnodigingsproces zorgt ervoor dat geen enkele gebruiker zonder geverifieerde inloggegevens en een toegewezen rol toegang krijgt tot het platform — hetgeen ongeautoriseerde toegang en geblokkeerde loginschermen vanaf dag één voorkomt.

Hoe het werkt

Wanneer u een gebruiker uitnodigt, verstuurt GCXONE automatisch twee e-mails aan hen:

1. E-mailbevestiging — Verifieert dat het e-mailadres actief is.
2. Wachtwoordinstellingslink — Stelt de gebruiker in staat hun beveiligd wachtwoord in te stellen.

Zodra de gebruiker beide stappen heeft voltooid, wordt hun account actief en worden zij doorgestuurd naar de relevante afdeling op basis van hun toegewezen rol.

Wat er na uitnodiging gebeurt

1. De gebruiker ontvangt een e-mail met de titel"Het wachtwoord voor de NXGEN-applicatie wijzigen."
2. Ze klikken op de wachtwoordresetlink in de e-mail.
3. Ze stellen een nieuw wachtwoord voor hun account in.
4. Bij de eerste aanmelding worden zij doorgestuurd op basis van hun rol — naar het Dashboard als dit is ingeschakeld, of naar de eerste toegankelijke afdeling, zoals Configuratie.

Kernmogelijkheden

Stap 1 — Ga naar Gebruikers

Ga naarInstellingen → Gebruikers en klik opNieuwe gebruiker uitnodigen.

Stap 2 — Voer gebruikersinformatie in

Vul de verplichte velden in:

Persoonlijke informatie:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres — Verplicht. Dient als login-ID en moet uniek zijn.
• Telefoonnummer — Optioneel. Gebruikt voor SMS-waarschuwingen.

Adresgegevens (optioneel):

• Straatnaam
• Huisnummer
• Postcode
• Plaats
• Land

Stap 3 — Configureer accountinstellingen

• Roltoewijzing — Selecteer de rol die bepaalt waartoe deze gebruiker toegang heeft (bijv. End User, Admin of Operator). Voor meer informatie over rollen, raadpleegRollen & Machtigingen.
• Sessietime-out — Stel de sessietime-outperiode in. De standaardwaarde is 30 minuten. Het bereik ligt tussen 30 en 1440 minuten (0,5 tot 24 uur).

Stap 4 — Verzend uitnodiging

Klik opIndienen. De gebruiker ontvangt de twee geautomatiseerde e-mails zoals hierboven beschreven.

Toegang voor meerdere organisaties

Gebruikers die naar meerdere tenants zijn uitgenodigd, gebruiken hetzelfde e-mailadres.

• Eenmalige identiteit — Ze hebben slechts één wachtwoord nodig voor alle organisaties.
• Tenantelectie — Bij het aanmelden worden zij gevraagd welke organisatie zij voor die sessie willen openen.
• Schakelen — Ze kunnen op elk moment tussen tenants schakelen viaInstellingen → Tenant wisselen.

Praktijkvoorbeelden

• Een nieuwe operator voegt zich bij het team — de admin nodigt hem/haar uit, wijst de rol Operator toe, en zij/hij is operationeel binnen enkele minuten na voltooiing van de e-mailworkflow met twee stappen.
• Een serviceprovider beheert meerdere tenants — dezelfde gebruiker wordt naar drie organisaties uitgenodigd en gebruikt één wachtwoord voor toegang tot alle drie, waarbij de tenant bij aanmelding wordt geselecteerd.
• Een uitnodigingse-mail verloopt na 24 uur — de admin stuurt deze rechtstreeks vanuit de tabel Gebruikers opnieuw zonder een nieuw account aan te maken.

Aanbevolen werkwijzen

• Wijs altijd een rol toe voordat u op Indienen klikt — een gebruiker zonder rol bereikt bij de eerste aanmelding een geblokkeerd scherm.
• Stel de Sessietime-out in op basis van de omgeving van de operator — korter voor gedeelde werkstations, langer voor speciale bewakingsstations.
• Vraag gebruikers hun map Spam of Ongewenste e-mail te controleren als zij de uitnodiging niet binnen enkele minuten ontvangen.
• Zorg ervoor dat gebruikers op de verificatielink in de eerste e-mail klikken voordat zij de link voor wachtwoordinstelling proberen te gebruiken.

Aanvullende details

Probleemoplossing

Link voor wachtwoordinstelling verlopen — De link voor wachtwoordinstelling verloopt na 24 uur. Als een gebruiker dit venster mist, stuurt u de uitnodiging opnieuw vanuit de tabel Gebruikers.

E-mail niet ontvangen — Vraag de gebruiker hun map Spam of Ongewenste e-mail te controleren op e-mail van @nxgen.cloud.

Aanmeldingsproblemen — Zorg ervoor dat de gebruiker op de verificatielink in de eerste e-mail heeft geklikt voordat hij/zij de link voor wachtwoordinstelling probeert te gebruiken.