Invitar usuarios

Qué hace Invitar usuarios

La incorporación de nuevos miembros del equipo en GCXONE se gestiona mediante un flujo de trabajo de correo electrónico automatizado.

Solo los usuarios con roles Administrador o Super Administrador pueden invitar a nuevos usuarios.

Por qué es importante

Un proceso de invitación seguro y estructurado garantiza que ningún usuario acceda a la plataforma sin un rol asignado — evitando acceso no autorizado y pantallas de inicio de sesión bloqueadas desde el primer día.

Cómo funciona

Invitar a un usuario crea una cuenta vinculada a un inquilino, con un Genesis Role y un GCXONE Role obligatorios que, en conjunto, determinan a qué puede acceder el usuario — un usuario invitado sin un rol asignado llega a una pantalla bloqueada en el momento en que inicia sesión.

Lo que ocurre a continuación depende de si la dirección invitada ya tiene una cuenta NXGEN: una dirección completamente nueva debe verificarse y establecer una contraseña antes de poder iniciar sesión, mientras que una dirección que ya posee una cuenta NXGEN (por ejemplo, un usuario existente añadido a un segundo inquilino) simplemente recibe acceso e inicia sesión con la contraseña que ya tiene.

En ambos casos, el estado del usuario en la Lista de usuarios muestra Active inmediatamente después de que se envía la invitación, incluso antes de que un usuario nuevo haya hecho clic en el enlace de verificación. Administre al usuario posteriormente mediante el menú Acciones (⋮): Editar usuario / Editar entidades de usuario / Eliminar usuario.

Para el formulario completo de invitación, todos los campos y el texto exacto del correo electrónico, consulte Gestión de usuarios.

Acceso multiorganización

Los usuarios invitados a varios inquilinos utilizan la misma dirección de correo electrónico.

• Identidad única — Solo necesitan una contraseña para todas las organizaciones.
• Selección de inquilino — Al iniciar sesión, se les solicita elegir a qué organización acceder durante esa sesión.
• Cambio — Pueden cambiar entre inquilinos en cualquier momento a través de Configuración → Cambiar inquilino.

La información del Proveedor de servicio y del proveedor de eventos se resuelve a partir del contexto del inquilino seleccionado.

Casos de uso reales

• Un nuevo operador se une al equipo — el administrador lo invita, le asigna el rol Operador y recibe los correos de verificación y configuración de contraseña.
• Un Proveedor de servicio gestiona varios inquilinos — el mismo usuario es invitado a tres organizaciones y utiliza una sola contraseña para acceder a todas, seleccionando el inquilino al iniciar sesión.
• Un usuario existente se añade a un segundo inquilino — recibe un único correo "Acceso concedido" y puede iniciar sesión inmediatamente con su contraseña existente.

Mejores prácticas

• Asigne siempre un rol antes de hacer clic en Enviar invitación — un usuario sin rol llega a una pantalla bloqueada en el primer inicio de sesión.
• Configure el Tiempo de espera de sesión según el entorno del operador — más corto para estaciones de trabajo compartidas, más largo para estaciones de monitoreo dedicadas.
• Solicite a los usuarios que revisen su carpeta de Spam o Correo no deseado si no reciben la invitación en unos minutos.

Detalles adicionales

Resolución de problemas

Correo no recibido Pida al usuario que revise su carpeta de Spam o Correo no deseado para buscar correo de nxgen.io o @nxgen.io.