Gestión de usuarios

Qué hace la gestión de usuarios

La gestión de usuarios en GCXONE controla quién puede acceder a la plataforma, qué pueden ver y con qué entidades pueden interactuar. Cada usuario está asignado a un inquilino y hereda el acceso de su rol asignado — con la opción de anular o ampliar ese acceso por usuario sin modificar el rol compartido.

Por qué importa

Sin usuarios correctamente configurados, los operadores pueden ver entidades que no deberían o quedar bloqueados por completo. La Gestión de Usuarios garantiza que las personas adecuadas tengan el acceso adecuado — y que ese acceso sea revocable de inmediato cuando sea necesario.

Cómo funciona

Invitar a un nuevo usuario

Navegar a Configuración → usuarios → invitar a nuevos usuarios.

1. Introduce la dirección de correo electrónico del usuario.
2. Selecciona su rol en el desplegable (debe existir antes de la invitación).
3. Opcionalmente, configura una anulación personalizada de acceso a la entidad en el momento de la invitación.
4. Clic Envía la invitación.

GCXONE envía un correo de invitación desde no-reply@nxgen.cloud. El enlace de invitación expira después de 7 días. Reenviar vía Configuración → usuarios → [Fila de usuario] → Reenviar invitación.

¿Qué ocurre cuando un usuario acepta

1. El usuario hace clic en el enlace de invitación.
2. Se les pide que pongan una contraseña (el token caduca tras 24 horas).
3. En el primer inicio de sesión, aterrizas en el módulo predeterminado que otorga su rol.
4. Si no se asignó ningún rol, ven una pantalla bloqueada — asigna un rol inmediatamente.

Configuración del acceso a la entidad por usuario

Un usuario hereda el acceso a la entidad desde su rol asignado. Puedes anular o ampliar esto por usuario sin modificar el rol compartido.

Navegación: Configuración → usuarios → [usuario] → Editar acceso a la entidad

• Modo de anulación — Reemplaza por completo el acceso a la entidad heredada por el rol del usuario. Ejemplo: El rol de operador concede al Cliente A. Anula con el Cliente B → el usuario solo puede ver al Cliente B.
• Modo de fusión — Añade acceso a entidades además de lo que concede el puesto. Ejemplo: El rol de operador concede al Cliente A. Fusiona en el Cliente B → el usuario puede ver ambos. Úsalo para cobertura cruzada temporal o acceso único.

Edición de un usuario existente

1. Navegar a Ajustes → usuarios.
2. Clic Edición en la fila de usuario.
3. Campos modificables: asignación de rol, anulación de acceso a entidad, correo electrónico y estado de cuenta.
4. Los cambios entran en vigor de inmediato: la siguiente acción del usuario refleja el nuevo acceso.

Gestión de un usuario fallecido

1. Configuración → usuarios → [Usuario] → Desactivar — revoca inmediatamente todo acceso.
2. Auditar su actividad reciente en Auditoría → de configuración Antes de desactivarlos si hay un problema de seguridad.
3. Reasigna cualquier alarma abierta o ticket que tuvieran.

Capacidades clave

Referencia de estado del usuario

Gestión masiva de usuarios vía CSV

Exportar la plantilla: Navegar a Configuración → usuarios → importar → descargar plantilla. Columnas obligatorias: Correo electrónico (obligatorio), role_name (debe coincidir exactamente con el nombre de un rol existente, sensible a mayúsculas y mayúsculas), first_name, last_name (opcional pero recomendado).

Prepara el CSV:

• Un usuario por fila.
• Los nombres de los roles deben coincidir exactamente — NL Operator no Operador NL.
• Se saltan correos electrónicos duplicados (los registros de usuario existentes no se sobrescriben).

Subir y reseñar:

1. Sube el CSV completado.
2. El analizador previo al vuelo resalta filas con errores (nombres de roles desconocidos, correos electrónicos inválidos).
3. Corrige errores y vuelve a subir, o procede solo con las filas válidas.
4. Todos los usuarios válidos reciben correos electrónicos de invitación simultáneamente.

Gestión de usuarios multi-inquilino

Los usuarios tienen un alcance por inquilino. Un usuario en el Inquilino A no tiene visibilidad sobre el Inquilino B a menos que se cree una cuenta separada en el Inquilino B.

Para cambiar de inquilino como administrador: Configuración → Switch Tenant.

Casos de uso en el mundo real

• Un nuevo operador se une al equipo — el administrador le invita, asigna el rol de operador y está operativo en cuestión de minutos.
• Un guardia necesita acceso temporal a un segundo centro durante la escasez de personal — el administrador utiliza el Modo Fusión en lugar de crear un nuevo rol.
• Un proveedor de servicios integra a 200 usuarios entre varios clientes usando BulkImport CSV en una sola carga.
• El acceso de un empleado que se ha ido se revoca instantáneamente mediante Desactivación: la pista de auditoría permanece intacta para la revisión forense.

Mejores prácticas

• Completa siempre la configuración de roles antes de invitar a los usuarios: un usuario sin rol aparece en una pantalla bloqueada.
• Uso Modo de fusión para acceso temporal o específico de usuario en lugar de crear roles puntuales.
• Utiliza BulkImport CSV para cualquier onboarding que implique más de 10 usuarios.
• Nunca elimines los registros de usuario; desactívallos en su lugar para preservar la integridad de la auditoría.
• Revisión de la actividad reciente de los usuarios que han salido en Auditoría → de configuración Antes de desactivarlos si hay un problema de seguridad.