Gestión de usuarios

Qué hace la Gestión de usuarios

La Gestión de usuarios en GCXONE controla quién puede acceder a la plataforma, qué puede ver y con qué entidades puede interactuar. Cada usuario está asociado a un inquilino y hereda el acceso de su rol asignado, con la opción de sobrescribir o ampliar ese acceso por usuario sin modificar el rol compartido.

Por qué es importante

Sin usuarios configurados correctamente, los operadores pueden ver entidades que no deberían, o quedar bloqueados por completo. La Gestión de usuarios garantiza que las personas adecuadas tengan el acceso correcto, y que ese acceso pueda revocarse de inmediato cuando sea necesario.

Cómo funciona

Requisitos previos: Complete su estructura de roles antes de invitar a usuarios. Consulte Roles y Permisos.

Invitar a un nuevo usuario

Abra Configuración (el ícono de engranaje en la parte inferior de la barra lateral izquierda) → Usuarios → + Invitar a nuevo usuario.

El formulario de invitación tiene tres secciones:

• Información personal — carga opcional de foto, Nombre*, Apellido*, Dirección de correo electrónico*, Número de teléfono.
• Información de dirección — Nombre de la calle, Número del edificio, Código postal, Ciudad, País (todos opcionales).
• Configuración de cuenta — Rol Genesis* y Rol GCXONE* (dos listas desplegables obligatorias — el usuario necesita ambos), Grupo de Cliente, Tiempo de expiración de sesión en minutos (predeterminado 30, rango 30–1440), Permitir Login de socio alternar, Permitir autenticación multifactor alternar.

Haga clic Enviar invitación.

El correo que recibe la dirección invitada depende de si ya tiene una cuenta NXGEN: una nueva dirección de correo electrónico recibe dos correos ("Email Verification GCX One Application" para confirmar la dirección, luego "Reset Password Link for the NXGEN Application" para establecer una contraseña), mientras que un correo que ya tiene una cuenta NXGEN (p. ej., un usuario existente añadido a un segundo inquilino) recibe un único correo "Bienvenido a NXGEN – Acceso a [Tenant] concedido!" que le indica iniciar sesión con su contraseña actual. En cualquier caso, el estado del usuario muestra Activo inmediatamente.

El acceso a entidades (qué clientes/sitios/dispositivos puede ver el usuario) no se establece en este formulario; configúrelo después de que el usuario exista, en Configuración del acceso a entidades por usuario a continuación.

Configuración del acceso a entidades por usuario

Un usuario hereda el acceso a entidades de su rol asignado. Puede sobrescribir o ampliar esto por usuario sin modificar el rol compartido.

Navegación: Settings → Users → [User] → Actions (⋮) → Edit User Entities

• Sobrescribir — Reemplaza completamente el acceso a entidades heredado del rol del usuario. Ejemplo: el rol Operador otorga Cliente A. Sobrescribir con Cliente B → el usuario solo puede ver Cliente B.
• Combinar — Añade acceso a entidades además de lo que otorga el rol. Ejemplo: el rol Operador otorga Cliente A. Combinar con Cliente B → el usuario puede ver ambos. Úselo para cobertura temporal cruzada o acceso puntual.

Permitir Incluir hijos en una entidad principal para incluir automáticamente todas sus subentidades actuales y futuras, en lugar de seleccionarlas una a una.

El cuadro de diálogo también tiene un Seleccionar grupo de entidades desplegable para aplicar un grupo de entidades guardado en un solo paso en lugar de seleccionarlas manualmente en la vista de árbol — los grupos de entidades se gestionan por separado en Settings → Entity Groups.

Mejor práctica: Prefiera Combinar sobre crear un nuevo rol cuando el requisito de acceso sea temporal o específico del usuario. Use Sobrescribir solo cuando necesite restringir completamente a un conjunto de entidades diferente.

Edición de un usuario existente

1. Navegue a Settings → Users.
2. En la fila del usuario, abra Actions (⋮) → Edit User.
3. Se abren los mismos campos que el formulario de invitación, pre‑rellenados: foto, nombre, correo, teléfono, dirección, Rol Genesis, Rol GCXONE, Grupo de clientes, Tiempo de espera de sesión, Login de socio y MFA.
4. Haga clic en Actualizar Usuario. Los cambios surten efecto inmediatamente — la siguiente acción del usuario refleja el nuevo acceso.

Configuración de autenticación multifactor

Cuando Enable Multi-Factor Authentication se activa para un usuario — ya sea en la invitación o mediante Edit User — ese usuario será solicitado a configurar MFA la próxima vez que inicie sesión. La Asegure su cuenta pantalla les pide escanear un código QR con su aplicación autenticadora preferida, y luego introducir el código de un solo uso resultante para continuar.

Eliminar Usuario

1. Configuración → Usuarios → [User] → Acciones (⋮) → Eliminar Usuario.Esto se ejecuta inmediatamente sin paso de confirmación — el usuario desaparece de la Lista de Usuarios en cuanto lo pulsa. Verifique primero que tiene la fila correcta seleccionada.

Capacidades clave

Referencia de estado de usuarios

La columna Estado en la Lista de Usuarios muestra Activo (verde) para la mayoría de los usuarios, o Inactivo (rojo) para un usuario bloqueado para iniciar sesión. Un usuario recién invitado muestra Activo inmediatamente, incluso antes de haber verificado su correo o establecido una contraseña.

Gestión de usuarios multi‑inquilino

Los usuarios están limitados por inquilino. Un usuario en el Inquilino A no tiene visibilidad del Inquilino B a menos que se cree una cuenta separada en el Inquilino B.

Para cambiar de inquilino como administrador: Configuración → Cambiar inquilino.

Casos de uso reales

• Un nuevo operador se une al equipo — el administrador lo invita, le asigna el rol Operador y está operativo en minutos.
• Un Operador necesita acceso temporal a un segundo sitio durante una escasez de personal — el administrador usa Merge en lugar de crear un rol nuevo.
• El acceso de un empleado que se ha ido se revoca al instante mediante Eliminar Usuario.

Mejores prácticas

• Complete siempre la configuración de roles antes de invitar a usuarios — un usuario sin rol llega a una pantalla bloqueada.
• Utilice Combinar para acceso temporal o específico de usuario en lugar de crear roles puntuales.
• Eliminar Usuario no tiene paso de confirmación — verifique que tiene la fila correcta antes de pulsarlo.